Vice-président finances et administration

Assure la direction globale et la supervision de la gestion financière et de l'intégrité de la Tir à l’arc Canada (TAC), ainsi que des portefeuilles des Communications et des Adhésions, ce qui comprend notamment la délégation de responsabilités aux bénévoles, l'identification de leurs objectifs, mandat de référence, soutien financier et exigences de rapport, et la collaboration avec le personnel permanent de la TAC chargé de la gestion.

Le vice-président accepte la responsabilité générale de la gestion financière, des communications et des adhésions, y compris la planification, la mise en œuvre, la supervision générale de l'intégrité financière de la TAC et l'évaluation des comités, programmes, produits et services de la TAC. Le vice-président est signataire des documents de la TAC pendant toute la durée de son mandat.

Gestion financière:
Rédige le budget annuel de la TAC, le révise, l'évalue et le met en œuvre.
Transmet le budget annuel aux partenaires financiers, p. ex. le gouvernement fédéral ou l'Association canadienne des entraîneurs
Exigences liées à la gouvernance et réunions
Budget opérationnel du bureau national de la TAC
Épreuves officielles de la TAC
Budget et dépenses du comité de haute performance de la TAC
Budget et dépenses du Conseil du tir à l’arc canadien, y compris :
les projets du comité des entraîneurs
les championnats de tir sur cibles en plein air et de tir en campagne de la TAC
les projets du comité des juges

Marketing :
Examen annuel des contrats des commanditaires actuels de la TAC
Lien régulier avec les commanditaires actuels
Recherche active de nouveaux commanditaires pour la TAC
Mise à jour des informations sur les athlètes sur le site Web de la TAC, avec le CHP pour attirer des commanditaires éventuels
Campagne annuelle de recrutement de membres
Recherche, développement et tarification des produits nouveaux et actuels pour le catalogue de la TAC

Communications :
Tenue à jour des articles promotionnels sur le site Web de la TAC
Surveillance du bulletin électronique d'information
Surveillance du bulletin InfoExcellence du CHP
Appui au président pour assurer que les votes par courriel sont bien envoyés au bureau national

Adhésions :
Examen mensuel du nombre de membres de chaque province, en collaboration avec les responsables provinciaux des adhésions
Supervision du renouvellement des primes annuelles d'assurance
Exploitation globale des finances, des communications et des adhésions de la TAC, ce qui comprend notamment :

Leadership
- Confirmer et orienter le président des communications et le président des adhésions
- Déléguer les tâches et responsabilités financières au personnel permanent de la TAC
- Former d'autres bénévoles au niveau national, en fonction des besoins
- Coordonner les activités de marketing, avec les ressources disponibles
- Assurer une liaison régulière avec les OPS et les autres sections de la TAC
- Communiquer avec les administrateurs et les membres individuels
- Communiquer avec les commanditaires actuels et potentiels

Planification
- Participer à l'élaboration de la composante de gestion du plan quadriennal du troisième millénair 

Projets de développement
- Tenir à jour une liste des tâches de la TAC (jointe)

Mise en œuvre
- Vanter aux nouveaux commanditaires les programmes de la TAC et leurs avantages
- Coordonner la mise en œuvre des événements et services établis de la TAC
- Développer un réseau de personnes-ressources en communication dans les OPS, p. ex. les rédacteurs de bulletins
- Surveiller la viabilité financière des programmes
- Superviser deux fois par semaine l'établissement et le dépôt des chèques, ainsi que l'encaisse
- Formuler à l'avance ses commentaires au Comité exécutif en vue de l'élaboration de l'ébauche de budget annuel
- Superviser les questions de gestion financière, en collaboration avec le personnel permanent
- Superviser le président des adhésions
- Collaborer avec le webmestre pour assurer que les informations figurant sur le site Web de la TAC sont exactes
- S'occuper des problèmes financiers à venir
- Apporter régulièrement une contribution aux publications électroniques officielles de la TAC
- Communiquer régulièrement avec les membres du Comité exécutif
- Siéger aux réunions du Comité exécutif
- Transmettre les informas ayant trait au marketing et aux adhésions au Comité administratif et aux membres

Évaluation
- Évaluer les résultats; soumettre ses recommandations au Comité administratif et au Comité exécutif

Rapport
- Au président de la TAC, régulièrement (tous les trimestres)
- Au Comité administratif, une fois par an (écrit)
- Aux membres, à l'assemblée générale annuelle (écrit)

Documents d'appoint :
- Livre de règlement de la TAC, Guide du bénévole, Annuaire des bénévoles, Manuel des politiques, procès-verbaux des réunions affichés sur le site Web de la TAC, rapports financiers du dernier plan quadriennal.

 

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