Assemblée générale annuelle de 2016 : Procès-verbal

PROCÈS-VERBAL

PRÉSENTS : 
Conseil d'administration : 
Allan Wills, Président                                   Robert Tataryn, V-P, Finances et Administration
Trina Snooks, V-P, Développement             Alec Denys, V-P, Haute Performance
Jude Hooey, V-P du programme 3D            Tricia Oshiro, Administratrice représentant les athlètes
Scott Ogilvie, directeur administratif 
Excusé : William Currie, V-P, Marketing et Communications

Représentants des associations provinciales et territoriales: 
Gael Marchand, Yukon Archery                 Sonia Schina, BCAA (CB)                
Rene Schaub, Archery Alberta                  Gil Segovia, SAA (SK)
Walter Potrebka, ABAM    (MB)                Peter Garrett, OAA (ON) 
Gabriela Cosovan, Tir à l'arc Québec       Greg McLaughlin, Archery New Brunswick        
Ryan Francis, AANS (NÉ)                         Duncan Crawford, PEIAA (IPÉ)
Excusé : Glenn Gudgeon, Tir à l'arc Québec

Adhérents de Tir à l’arc Canada : 
John Cannon, SK                    Pauline Schaub, AB 
Ken Saulnier, NÉ                     Rick Scammell, CB
Jarrod Ball, CB                         Yves Dussault, QC
Marc Gagnon, QC                    Lorna Boily, QC
Marie-France Dufour, ON         Janice Clark, ON
Danxia Xu, ON                         Shawn Riggs, ON
Lynne Durward, ON                 Cathy Relf, ON
Eric Fok, ON                            Mark Coté, ON
Ryan Van Berkel, directeur administratif, ABAM (MB)

Invitée : 
Roxanne Jobin, BFL Canada Inc. 

1.0    Ouverture de la réunion et allocution par le président, et appel des délégués
-    À 19 h 05, le président A. Wills souhaite la bienvenue aux membres, qui sont les représentants des associations provinciales et territoriales. On fait l’appel de toutes les associations provinciales et territoriales. Les membres présents sont indiqués ci-dessus.
-    La réunion a pour but d'informer les associations provinciales et territoriales membres et les nombreux adhérents de Tir à l’arc Canada des activités de l'année qui vient de s'écouler.
-    L'assemblée a lieu conformément aux règles d'Industrie Canada, et à ce titre, son ordre du jour est très spécifique.
-    Les membres ayant le droit de vote sont les associations provinciales et territoriales membres. Chacune d'entre elles dispose d'une (1) voix.
-    A. Wills demande aux membres du conseil d'administration de se présenter.
-    S. Ogilvie résume le contenu du rapport annuel (voir insertions), et distribue des formulaires de demande de remboursement de dépenses.

2.0    Approbation de l'ordre du jour 

MOTION #AGA2016-01 : Qu’on approuve l'ordre du jour de l'AGA de Tir à l’arc Canada de 2016, tel que modifié.
Proposée par : OAA – P. Garrett            Appuyée par : BCAA – S. Schina        Adoptée

3.0    Procès-verbal de l'assemblée générale annuelle (AGA) de Tir à l’arc Canada de 2015 qui a eu lieu à Winnipeg, au Manitoba, le jeudi 6 août 2015 (A. Wills)
-    A. Wills renvoie tous les participants au procès-verbal de l'AGA de 2015, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Des copies imprimées de ce rapport annuel ont été distribuées à tous les participants à l'AGA de 2016.
-    A. Wills demande une motion d'accepter le procès-verbal de l’AGA de 2015 de Tir à l’arc Canada.

MOTION #AGA2016-02 : Qu’on accepte le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle de 2015 de Tir à l’arc Canada qui a eu lieu à Winnipeg, au Manitoba, le jeudi 6 août 2015.
Proposée par : AA ABAM – W. Potrebka         Appuyée par : NB – G. McLaughlin        Adoptée

4.0    Questions découlant du procès-verbal de l'AGA de 2015
- S. Ogilvie «passe à travers» le procès-verbal et identifie toutes les actions prévues, ainsi que ce qui a été fait à leur sujet, et demande s'il y a des questions découlant de ce procès-verbal. Il n'y a aucune question.
- D. Crawford, de la PEIAA, demande une mise à jour au sujet de deux sujets figurant à l'article 15.0 de l'ordre du jour «Santé et bien-être», à savoir la Coupe Fred Usher et les Prix annuels. 
Coupe Fred Usher : 
- A. Wills indique que les propositions visant à augmenter le nombre de concurrents n'ont pas été reçues. Il indique que  le temps imparti et l'organisation demeurent des obstacles à l'ajout d'autres équipes et d'autres concurrents.
 - D. Crawford suggère d'inclure une catégorie contenant des enfants. Il pense que cela n'aurait qu'un impact minime sur l'organisation pour le comité organisateur hôte. Il déclare qu'il pourrait élaborer une proposition que le conseil d'administration pourrait examiner et commenter.
ACTION : D. Crawford est chargé de préparer une proposition et de la soumettre à S. Ogilvie qui la transmettra au conseil d'administration pour qu'il l'examine et la prenne en considération.
Prix annuels : 
- D. Crawford demande si les lauréats des prix ont été avisés à temps pour pouvoir assister à la remise des prix, afin d'assurer une présence plus importante. S. Ogilvie indique que certains d'entre eux ont été prévenus, et que les prix seront remis dans le cadre du banquet à la cérémonie de remise des prix le samedi soir (dans un effort pour augmenter la présence et le profil de l'activité).
NOTA : Pour consulter le procès-verbal de l'AGA de 2015, le rapport annuel de 2016, et les lauréats des prix annuels de Tir à l’arc Canada de 2016, consultez le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016, affiché sur le site Web de Tir à l’arc Canada à l'adresse suivante : http://www.archerycanada.ca/sites/default/files/uploads/page/files/2016_...

5.0    Rapports des membres du conseil d'administration 
5.1 Président et Vice-président international – Allan Wills
– A. Wills renvoie les membres et adhérents à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Il expose les faits saillants de son rapport. Aucune question n’est posée. 

5.2 Vice-président des finances et de l'administration– Robert Tataryn
– R. Tataryn renvoie les membres et adhérents à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Il indique que le conseil d'administration a entrepris l'automne et l'hiver derniers un examen complet et un processus d'approbation d'une politique intégrée. De plus, une politique concernant les médias sociaux a été élaborée, et approuvée par le conseil d'administration. On a engagé un expert en élaboration de politiques pour mener ce projet. Et finalement, une politique sur la protection des renseignements personnels a été élaborée et approuvée par le conseil d'administration, lors de sa réunion du 3 août 2016, à Peterborough. Le comité des finances a élaboré un budget pour l'exercice 2016-2017, qui indique un léger déficit de 2 000 $. Le comité travaille à l'élaboration d'un budget excédentaire pour après l'exercice 2016-2017.

5.3 Vice-président de la haute performance et président du comité de haute performance - Alec Denys
A. Denys renvoie les membres et adhérents à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Il ajoute oralement les faits saillants suivants à son rapport : 
i)    les athlètes qui participeront aux Jeux olympiques ou paralympiques de 2016 ont été récemment annoncés;
ii)    le plan et la stratégie de haute performance sont mis en oeuvre sous le solide leadership d'Alan Brahmst;
iii)    le programme TOP s'est avéré très réussi, avec trois stages d'entraînement déjà organisés, et un quatrième prévu plus tard cette année à Salt Lake City, en Utah, au Easton Training Center. La participation des athlètes à tous ces stages d'entraînement a été autofinancée;
iv)    dans le cadre de la nouvelle entente d'exploitation entre Tir à l’arc Canada et les membres provinciaux et territoriaux, qui entrera en vigueur le 1er janvier 2017, des fonds spécifiques seront alloués aux disciplines non olympiques : à savoir le 3D et l’arc à poulies. Le comité de tir à l'arc 3D et le comité de haute performance s'occuperont de l'allocation de ces fonds et proposeront des plans pour leurs programmes respectifs.
- W. Potrebka, de la ABAM, demande une clarification de la vision et des priorités du programme TOP. A. Denys lui répond, et demande aussi à Marc Gagnon, qui est un bénévole clé du programme TOP, de fournir des informations supplémentaires. Le programme TOP s'adresse à toutes les disciplines de tir à l'arc dont s'occupe Tir à l’arc Canada. Il faut intensifier la communication des informations relatives au programme TOP, aux associations provinciales et territoriales membres.

5.4 Vice-présidente du programme 3D, et présidente du comité de tir à l'arc 3D –Jude Hooey
- J. Hooey envoie les membres et adhérents à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Elle ajoute oralement les faits saillants suivants à son rapport : 
i)    le Championnat du monde 3D de 2019 a été attribué au Canada, aux Lakeland Archers de Lac La Biche, en Alberta (les organisateurs du Championnat canadien de 2014). C'est la première fois que le Championnat du monde 3D aura lieu en Amérique du nord. Rene Schaub est le président du comité organisateur hôte;
ii)    le Championnat canadien en salle de 2017 a été attribué aux Lakeland Archers de Lac La Biche, en Alberta;
iii)    dans le cadre de la nouvelle entente d'exploitation entre Tir à l’arc Canada et les membres provinciaux et territoriaux, qui entrera en vigueur le 1er janvier 2017, des fonds spécifiques seront alloués aux disciplines non olympiques. Le comité de tir à l'arc 3D et le comité de haute performance s'occuperont de l'allocation de ces fonds et proposeront des plans pour leurs programmes respectifs.

5.5 Vice-présidente du développement – Trina Snooks
- T. Snooks renvoie les membres et adhérents à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Elle fait oralement un bref résumé des faits saillants de son rapport. Aucune question n’est posée.

5.6 Vice-président du marketing et des communications – A. Wills au nom de William Currie
- A. Wills renvoie les membres et adhérents au rapport de W. Currie, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. A. Wills lit ce rapport. Aucune question n’est posée.

5.7 Administratrice représentant les athlètes - Trisha Oshiro
- T. Oshiro renvoie les membres et adhérents à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Elle fait oralement un bref résumé des faits saillants de son rapport. Aucune question n’est posée. Elle ajoute oralement les faits saillants suivants à son rapport : 
i)    les communications avec les athlètes se sont améliorées et on les a consultés davantage;
ii)    une nouvelle tenue de l'équipe nationale sera offerte pour le prochain cycle olympique / paralympique. Elle donne un bref aperçu de ce projet;
iii)    une page Instagram a été créée, à l'adresse suivante : #archerycanada. 

6.0    Rapport du directeur administratif - Scott Ogilvie 
- S. Ogilvie renvoie les membres et adhérents à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Il remercie le conseil d'administration et les membres provinciaux et territoriaux de leur travail et de leur soutien. Aucune question n’est posée.

7.0    Rapports des membres (associations provinciales et territoriales)
- Alberta, Colombie-Britannique, Manitoba, Nouveau-Brunswick, Nouvelle-Écosse, Ontario, Île-du-Prince-Édouard, Québec, Saskatchewan, Yukon

7.1    Alberta (Archery Alberta) – Rene Schaub: R. Schaub renvoie les membres au rapport de la Archery Alberta, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Il ajoute qu'ils sont très enthousiastes d'accueillir le Championnat du monde 3D de 2019. T. Oshiro ajoute que les Calgary Archers ont réservé une propriété pour un terrain de tir après sa fermeture par la Ville de Calgary. Aucune question n’est posée.
7.2    Colombie-Britannique (BCAA) – Sonia Schina: S. Schina n'a rien à ajouter au rapport de la BCAA, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée
7.3    Manitoba (ABAM) – Walter Potrebka: W. Potrebka n'a rien à ajouter au rapport de la Archery Alberta, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée.
7.4    Nouveau-Brunswick (ANB) – Greg McLaughlin: G. McLaughlin n'a rien à ajouter au rapport de la ANB, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée.
7.5    Nouvelle-Écosse (AANS) – Ryan Francis: R. Francis renvoie les membres au rapport de la AANS, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Il ajoute que le travail pour l'organisation du Championnat canadien de 2018 a déjà commencé. Aucune question n’est posée.
7.6    Ontario (OAA) – Peter Garrett: P. Garrett n'a rien à ajouter au rapport de la OAA, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée.
7.7    Île-du-Prince-Édouard (PEIAA) – Duncan Crawford: D. Crawford expose un bref rapport oral des activités et initiatives entreprises par la PEIAA. Parmi les faits saillants, notons : i) une augmentation du nombre de tournois inscrits à Tir à l’arc Canada; un projet de réaménagement d'un terrain de tir, de l'ordre de 100 000 $, a été mis en oeuvre au club de tir à l'arc de Cass Creek; la PEIAA a des plans pour organiser un stage du programme TOP cet automne dans la région de l'Atlantique; trois nouveaux instructeurs ont été formés cette année. Aucune question n’est posée.
7.8    Québec (Tir à l'arc Québec) – Gabriela Cosovan: G. Cosovan n'a rien à ajouter au rapport de Tir à l'arc Québec, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée.
7.9    Saskatchewan (SAA) – Gil Segovia: G. Segovia n'a rien à ajouter au rapport de la SAA, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée.
7.10 Yukon (Yukon Archery) – Gael Marchand: G. Marchand renvoie les membres au rapport de la Yukon Archery, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Il ajoute que la Yukon Archery travaille en étroite collaboration avec les clubs des Territoires du Nord-Ouest. Les TNO envisagent de se joindre à Tir à l’arc Canada.

8.0    Rapports des présidents des comités
8.1    Comité de certification des entraîneurs– Bruce Savage : A. Wills indique que B. Savage ne peut pas assister à la réunion. A. Wills renvoie tous les membres et adhérents à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée.

8.2    Comité des juges– Bob Pannell : A. Wills indique que B. Pannell ne peut pas assister à la réunion. A. Wills renvoie tous les membres et adhérents à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée.

8.3    Comité des règlements– Roger Garrod : A. Wills indique que R. Garrod ne peut pas assister à la réunion. A. Wills renvoie tous les membres et adhérents à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée.

8.4    Comité de haute performance– Alec Denys : Alec Denys n'a rien à ajouter au rapport du comité de haute performance, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée. Consultez le rapport du comité, par le vice-président de la haute performance, tel que rapporté au point 5.3 de l'ordre du jour.

8.5    Comité 3D– Jude Hooey : J. Hooey n'a rien à ajouter au rapport du comité 3D, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée. Consultez le rapport du comité, par la vice-présidente des programmes 3D, tel que présenté au point 5.4de l'ordre du jour.

9.0    Rapports des coordonnateurs de programmes, des représentants des athlètes, et de l'entraîneure nationale d’arc recourbé
9.1    Comité de haute performance 
9.1.1     Représentante des athlètes (valides) – Tricia Oshiro : Voir le rapport de l'administratrice représentant les athlètes, tel que présenté au point 5.7 de l'ordre du jour.

9.1.2     Représentant des athlètes (para-tir à l'arc) – Kevin Evans : A. Wills indique que K. Evans ne peut pas assister à la réunion. A. Wills renvoie tous les membres et adhérents à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée.

9.1.3    Entraîneure nationale d’arc recourbé – Joan McDonald : A. Wills indique que J. McDonald ne peut pas assister à la réunion parce qu'elle participe aux Jeux olympiques de Rio. Aucun rapport n'est disponible pour l'instant.

9.1.4    Coordonnateur du programme de para-tir à l'arc – Ryan Van Berkel : R. Van Berkel n'a rien à ajouter à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée.

9.1.5    Coordonnateur du programme des jeunes - Marc Gagnon : Marc Gagnon n'a rien à ajouter à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée.

9.1.6    Coordonnatrice du programme de contrôle et d'éducation sur le dopage - Nancy Littke : A. Wills indique que N. Littke ne peut pas assister à la réunion, et il renvoie tous les membres et adhérents à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée.

9.1.7    Coordonnatrice du développement du para-tir à l'arc - Melissa Meneghetti : A. Wills indique que M. Meneghetti ne peut pas assister à la réunion, et il renvoie tous les membres et adhérents à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée.

9.1.8    Coordonnateur du programme d'équipement – Murray Peacock : A. Wills indique que M. Peacock ne peut pas assister à la réunion. A. Wills renvoie tous les membres et adhérents à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée. A. Wills indique que M. Peacock a démissionné de son poste de coordonnateur du programme d'équipement. A. Wills demande à ceux ou celles qui connaissent une personne qui pourrait être intéressée à reprendre ce poste, de communiquer avec le bureau national.

9.2    Programme du tournoi postal
9.2.1    Coordonnateur du programme du tournoi postal en salle – Gil Segovia: G. Segovia n'a rien à ajouter à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée. A. Wills indique que G. Segovia a démissionné de son poste de coordonnateur du programme du tournoi postal en salle et qu'il sera remplacé bénévolement par Dennis Colbourne, de Terre-Neuve. A. Wills remercie G. Segovia du temps et de l'expertise qu'il a consacrés à ce poste.

9.2.2    Coordonnateur du programme du tournoi postal en plein air – Darcy Dean : A. Wills indique que D. Dean ne peut pas assister à la réunion. A. Wills renvoie tous les membres et adhérents à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée.

9.3    Coordonnatrice du MICA canadien –Lynne Durward: L. Durward n'a rien à ajouter à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée.

9.4    Coordonnateur du Championnat canadien régional en salle – Allan Wills : A. Wills n'a rien à ajouter à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée. 

9.5    Coordonnatrice des records canadiens - Christiane Murphy: A. Wills indique que C. Murphy ne peut pas assister à la réunion. A. Wills renvoie tous les membres et adhérents à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée. A. Wills indique que C. Murphy a occupé bénévolement ce poste pendant longtemps, et il la remercie du temps et de l'expertise qu'elle consacre encore régulièrement à ce poste.

9.6    Coordonnatrice des épinglettes de la World Archery – Sonia Schina: Sonia Schina n'a rien à ajouter à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée.

9.7    Webmestre – Al Wills : A. Wills renvoie les membres et adhérents à son rapport qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Il expose les faits saillants de son rapport. Aucune question n’est posée. P. Garrett, de la OAA, indique que les récents changements apportés au site Web paraissent très bien, et il remercie A. Wills de son excellent travail.

9.8. Adhésions - Laura Kiraly - S. Ogilvie indique que L. Kiraly ne peut pas assister à la réunion. S. Ogilvie renvoie tous les membres et adhérents à son rapport, qui figure dans le rapport annuel de Tir à l’arc Canada de 2016. Aucune question n’est posée.

A. Wills demande une motion d'acceptation des rapports tels que présentés et (ou) soumis.

MOTION #AGA2016-03: Que les rapports soient approuvés tels que soumis et (ou) présentés.
Proposée par : OAA - P. Garrett                Appuyée par : SAA – G. Segovia        Adoptée

10.0    Rapport de la Fondation canadienne de tir à l'arc- Robert Tataryn / Alan Wills : R. Tataryn renvoie tous les membres et adhérents à son rapport, qui a été distribué à l'AGA.
- R. Tataryn rapporte que le compte de la Fondation se monte actuellement à 140 000 $. Cette somme est présentement déposée dans un compte de la RBC au nom de la Fédération canadienne des archers Inc. La totalité de ce montant est dans un compte d'épargne qui ne génère que des intérêts. Aucun investissement dans des titres ou valeurs n'a encore été fait, parce qu'aucun compte d'investissement n'a encore été ouvert.
- La Fondation est une entité distincte qui fonctionne sans aucun lien de dépendance avec Tir à l’arc Canada. Pour l'instant, le bureau national de Tir à l’arc Canada joue le rôle de «banquier» pour les dons reçus, et il émet des reçus pour fins d'impôt quand les donateurs le demandent.
- Les dons à la Fondation peuvent être effectués pour n'importe quel motif. Le montant de chaque don demeure confidentiel. On peut se procurer un formulaire de don sur le site Web de Tir à l’arc Canada à l'adresse suivante : 
http: //www.archerycanada.ca/images/stories/FCA/Foundation/Foundation-Donation%2...
- Une des fonctions de la Fondation est de tenir à jour un Livre du souvenir qui honore nos archers et les bâtisseurs du tir à l'arc qui nous ont quitté. Quand quelqu'un fait un don, on avisera les familles de l'être cher honoré (mais sans dévoiler le montant du don), et on le note dans le Livre du souvenir. Ce Livre du souvenir contient la liste de tous les donateurs, et on peut le consulter sur le site Web de Tir à l’arc Canada à l'adresse suivante : 
http: //www.archerycanada.ca/en/component/content/article/1107  A. Wills rapporte que des copies imprimées du Livre du souvenir sont en vente auprès de Tir à l’arc Canada au coût unitaire de 20,00 $.
- Une contribution annuelle correspondant à un (1) dollar par adhérent est faite chaque année fiscale à la Fondation.
- A. Wills fait une mise à jour sur le transfert de l'administration et de la gestion des fonds de la Fondation canadienne de tir à l'arc au Comité olympique canadien (COC). Le COC révise actuellement la dernière ébauche du protocole d'entente entre Tir à l’arc Canada et le COC, et sa signature est imminente. Les fonds de la Fondation canadienne de tir à l'arc sont actuellement conservés dans un compte bancaire distinct de Tir à l’arc Canada à la RBC. Une fois le protocole d'entente signé, les fonds de la Fondation seront transférés à la Fondation du Comité olympique canadien. Le Comité olympique canadien facture des frais administratifs d'environ un pour cent.
- Le conseil d'administration de la Fondation canadienne de tir à l'arc détermine les critères d'allocation des fonds de la Fondation aux archers admissibles.
- Les membres du conseil d'administration de Tir à l’arc Canada ne peuvent pas siéger au conseil d'administration de la Fondation canadienne de tir à l'arc. Par conséquent, A. Wills et R. Tataryn vont devoir donner leur démission du conseil d'administration de la Fondation. Les membres restants du conseil d'administration de la Fondation vont recruter deux personnes pour les remplacer.
- R. Tataryn fait une mise à jour au sujet de la pièce de la Fondation. Initialement, dix pièces ont été frappées. Quatre des fondateurs de la Fondation (Robert Tataryn, Al Wills, Ghislain Arsenault, et Don Lohnes) ont couvert le coût total de la conception artistique et de la frappe de ces pièces, qui se monte à 375,00 $, sous la forme d'un don à Tir à l’arc Canada. Trente pièces supplémentaires ont été produites et elles sont disponibles à la distribution. À ce jour, 14 pièces ont été émises. Ces pièces ont pour objectif de reconnaître les donateurs qui ont fait un don important à la Fondation. Tous les donateurs qui donnent 125,00 $ ou plus à la Fondation canadienne de tir à l'arc vont recevoir une pièce frappée de la Fondation. Cette règle s’applique aussi bien aux donateurs individuels qu'aux clubs (au cas où le club demanderait la pièce).

11.0    Rapport sur les initiatives du programme de haute performance - Alec Denys : A. Denys indique que ces initiatives sont mentionnées dans ses rapports écrit et oral présentés plus tôt à l'AGA.

12.0    Rapport des vérificateurs et états financiers vérifiés de l'exercice 2015-2016 - Robert Tataryn : 
- R. Tataryn renvoie les membres et adhérents aux états financiers vérifiés et au rapport des vérificateurs pour l'exercice 2015-2016 qui figurent dans la trousse de réunion de l'AGA de 2016 de Tir à l’arc Canada. Il demande s'il y a des questions, y répond et apporte des clarifications quand c'est nécessaire.

MOTION #AGA2016-04: Que les états financiers vérifiés et le rapport des vérificateurs pour l'exercice 2015-2016 soient approuvés. 
Proposée par : R. Tataryn        Appuyée par : ABAM - W. Potrebka    Adoptée

13.0    Nomination des vérificateurs pour l'exercice 2016-2017 - R. Tataryn

MOTION #AGA2016-05 : Que la firme de comptables agréés Parker Prins Lebano soit nommée vérificatrice pour l'exercice allant du 1er avril 2016 au 31 mars 2017.
Proposée par : R. Tataryn            Appuyée par : SAA – G. Segovia        Adoptée

14.0 Élections aux postes de membres du conseil d'administration (A. Wills, S. Ogilvie)
- S. Ogilvie rappelle aux membres que des élections doivent avoir lieu au cours de l'AGA de 2016, pour trois (3) postes d'administrateurs hors cadre. Il indique à nouveau qu'il précisait dans son courriel du 13 juillet dernier aux membres provinciaux et territoriaux, que la période de nomination pour les trois (3) postes d'administrateurs hors cadre a pris fin. Tel que requis par les règlements administratifs de Tir à l’arc Canada, S. Ogilvie doit recevoir les nominations par écrit, accompagnées de l'acceptation des candidats et de l'appui écrit de leur association provinciale ou territoriale. À la date limite, les nominations et acceptations suivantes avaient été reçues pour les candidats suivants : 
•    Mr. Robert Tataryn, de l’ Archers and Bowhunters Association of Manitoba
•    Mr. Alec Denys, de l’ Ontario Association of Archers
•    Mr. Jason March, de l’ Archers Association of Nova Scotia

MOTION #AGA2016-06: Que l'élection aux postes d'administrateurs hors cadre des trois personnes suivantes soit approuvée : Robert Tataryn, Alec Denys, Jason March,
ET qu'on attribue les portefeuilles suivants du conseil d'administration à ces administrateurs hors cadre : 
Robert Tataryn – V-P des finances et de l'administration
Alec Denys – V-P de la haute performance 
Jason March - V-P du marketing et des communications
Proposée par :     Archery Alberta – R. Schaub    Appuyée par : ANB – G. McLaughlin        Adoptée

15.0    Amendements des règlements administratifs et révision des politiques
- R. Tataryn donne des informations de contexte au sujet de la proposition soumise par la OAA. Il indique que, suite à la réception de cette proposition, Tir à l’arc Canada a consulté le Sport Law and Strategy Group et lui a demandé des conseils juridiques et de gouvernance au sujet du processus d'amendement, et des échéanciers et du respect de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Les règlements administratifs en vigueur de Tir à l’arc Canada, tels que décrit dans l'article 56, peuvent être amendés sur simple résolution du conseil d'administration, qui soumet alors l'amendement en question aux membres qui voteront à ce sujet à leur prochaine assemblée. Cependant, conformément aux amendements proposés aux règlements administratifs, le conseil d'administration doit d'abord approuver les amendements en question, puis les soumettre aux membres pour qu'ils les confirment, les rejettent ou les modifient. Si on se contentait de présenter les amendements aux membres au moment de l'AGA de 2016, cela contreviendrait à l'article 56. R. Tataryn ajoute qu'une clause de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, à savoir l'article 163, permet à un membre de présenter une «proposition des membres» qui obligerait la Corporation («Tir à l’arc Canada») à soumettre une proposition directement aux membres. Une proposition des membres doit être soumise à la Corporation entre 90 et 150 jours (article 66 du Règlement de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif) avant la date anniversaire de la précédente réunion annuelle des membres. La proposition de la OAA n'a pas été soumise à temps, conformément à l'échéancier approprié requis par la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Par conséquent, la proposition doit être envoyée aux membres dans les délais prescrits, et examinée à la prochaine réunion des membres (à savoir à l'AGA de 2017).
- R. Tataryn indique que, conformément à l'article 36 des règlements administratifs de Tir à l’arc Canada «le conseil d'administration détient les pouvoirs de l'organisation, et il peut déléguer n'importe lequel de ses pouvoirs, tâches et fonctions. Plus particulièrement, le conseil d'administration» a le pouvoir suivant : «approuve[r] les politiques et procédures servant à mettre en oeuvre les programmes et services de l'organisation». Pour consulter les règlements administratifs au complet, et notamment l'article 3, allez à l'adresse suivante : http: //www.archerycanada.ca/en/node/4450 .

16.0    Points d'information
16.1 Championnats canadiens 3D, de tir sur cible et en campagne en plein air de 2016
- P. Garrett de la OAA, province hôte des championnats canadiens en plein air de 2016, a fait quelques commentaires au sujet des championnats canadiens 3D, de tir sur cible et en campagne en plein air de 2016. Il a notamment déclaré qu'il y avait plusieurs leçons à tirer du Championnat 3D, et plusieurs améliorations à apporter. Les concurrents ont vraiment aimé les parcours 3D. Le Championnat de tir en campagne s'est bien déroulé, et il incite les participants à formuler leurs commentaires. El les préparations de dernière minute pour l'organisation du Championnat canadien de tir sur cible sont en cours.
- W. Potrebka, de l’ ABAM, suggère qu'on élabore un sondage en ligne et qu'on l'envoie aux participants, afin qu'ils puissent formuler leurs commentaires au sujet de ces championnats.
ACTION : T. Snooks est chargée d'élaborer des questions pour ce sondage, et d'afficher la version finale sur le site Web de Tir à l’arc Canada.

 16.2 Championnat canadien 3D en salle de 2017 (J. Hooey)
- Tel que l'a précisé J. Hooey plus tôt au cours de la présente AGA, le Championnat canadien 3D en salle de 2017 a été attribué aux Lakeland Archers de Lac La Biche, en Alberta. J. Hooey demande à R. Schaub, le président des Lakeland Archers, de faire une mise à jour sur les préparations de ce Championnat. R. Schaub indique que ce Championnat aura lieu du 14 au 16 avril 2017, que la planification et l'organisation se déroulent bien, et que les installations sont déjà réservées.

16.3 Championnats canadiens 3D, de tir sur cible et en campagne en plein air de 2017
- A. Wills précise que, malheureusement, Glenn Gudgeon, le président de Tir à l'arc Québec n'a pas pu assister à cette AGA à cause du décès de son père, survenu hier. Au nom de Tir à l’arc Canada, A. Wills présente nos plus sincères condoléances à G. Gudgeon et aux membres de sa famille. 
- G. Cosovan, directrice administrative de Tir à l’arc Québec, indique que le club Les Archers d'Amos, d'Amos au Québec, organisera le Championnat canadien 3D en plein air de 2017. Les organisateurs du Championnat canadien de tir sur cible et en campagne de 2017 seront confirmés très bientôt.

 16.4 Championnats canadiens 3D, de tir sur cible et en campagne en plein air de 2018
- A. Wills indique que les championnats canadiens 3D, de tir sur cible et en campagne en plein air de 2018 seront organisés par la Nouvelle-Écosse (AANS). Il demande à Ryan Francis, qui représente l’AANS, de faire une mise à jour sur la préparation de ces championnats.
- R. Francis précise que le comité organisateur est déjà composé. L’AANS est enchantée à la perspective d'accueillir les archers de tous les coins du Canada pour ces championnats de 2018.

- D. Crawford, de la PEIAA, demande quand la PEIAA et la Yukon Archery pourront être incluses dans le calendrier en rotation de l'organisation des championnats canadiens. A. Wills répond que le conseil d'administration de Tir à l’arc Canada va s'occuper de ce calendrier en rotation à sa prochaine réunion (janvier 2017).
ACTION : S. Ogilvie doit inclure le calendrier en rotation de l'organisation des championnats canadiens à l'ordre du jour de la réunion du conseil d'administration prévue en janvier 2017.

17.0    Santé et bien-être
    17.1    Formation Ianseo
- Quelqu'un remarque que pour plusieurs participants de l'atelier de formation sur la base de données, l'atelier était en conflit avec leur participation au Championnat. Il suggère qu'à l'avenir, il faudra essayer de programmer l'atelier hors de la compétition.
- Jarrod Ball répond en précisant que toutes les associations provinciales et territoriales membres peuvent arranger leur propre, et «profiter» de la formation organisée dans le cadre d'un événement provincial ou territorial déjà existant.
    
17.2    Remerciements au conseil d'administration de Tir à l’arc Canada 
- Au nom de la ABAM, son président W. Potrebka remercie sincèrement les membres du conseil d'administration de Tir à l’arc Canada de leur soutien pendant les cas d'appel de la ABAM.

    17.3    Organisation des championnats canadiens 
- Ken Saulnier, de la AANS, qui était également juge au Championnat canadien en plein air de 2016, demande comment Tir à l’arc Canada peut assurer que le comité organisateur hôte est adéquatement préparé à organiser le Championnat canadien. A. Wills répond que le comité organisateur hôte reçoit le manuel d'organisation, conclut une entente d'organisation avec Tir à l’arc Canada, et reçoit les règlements. Il souligne qu'il est très important que le comité organisateur hôte se familiarise avec ces documents, et qu'il demande conseil au délégué technique nommé par Tir à l’arc Canada.

18.0    Mot de clôture du président et ajournement de la réunion (A. Wills)
- A. Wills remercie tous les membres et les autres participants présents à l'AGA. Il rappelle aux membres que le conseil des associations provinciales et territoriales se réunira après l'AGA, après une pause de dix minutes. Il demande une motion d'ajournement de l'assemblée générale annuelle de 2016 de Tir à l’arc Canada.

MOTION #AGA2016-07 : Que l'AGA de Tir à l’arc Canada de 2016 soit ajournée.
Proposée par : ABAM – W. Potrebka        Appuyée par : SAA – G. Segovia        Adoptée    

- Le président A. Wills a ajourné l'assemblée générale annuelle de 2016 de Tir à l’arc Canada à 20 h 15, le jeudi 4 août 2016.

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