Statuts et Règlements

ANNEXE ‘B’

 FEDERATION OF CANADIAN ARCHERS INC.

FÉDÉRATION CANADIENNE DES ARCHERS INC.

  

RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

 

GÉNÉRALITÉS

1. Les présents règlements administratifs ont trait à la conduite générale des affaires de la Federation of Canadian Archers Inc. / Fédération Canadienne des Archers Inc., une corporation canadienne.

2. Les termes suivants sont définis comme suit dans les présents règlements administratifs :

a)  Loi - La Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, S.C. 2009, c.23, y compris les règlements élaborés en vertu de la Loi, et tout article ou règlements qu'on peut leur substituer, tels qu'amendés de temps en temps;

b)  Statuts – les statuts de prorogations mis à jour de l'organisation;

c)  Vérificateur - un expert-comptable, tel que défini dans la Loi, nommé par les membres par une résolution ordinaire à l'assemblée générale annuelle, chargé de vérifier les livres, comptes et dossiers de l'organisation pour en faire rapport aux membres à la prochaine assemblée générale annuelle;

d)  Conseil d'administration - le conseil d'administration de l'organisation;

e)  L'organisation - la Fédération canadienne des archers Inc.;

f)   Jours - Le nombre total de jours, peu importe qu'il s'agisse de fins de semaine ou de jours de congé;

g)  Administrateur - une personne physique élue pour siéger au conseil d'administration, en vertu des présents règlements administratifs;

h)  Membre - les organisations répondant à la définition de membre, en vertu des présents règlements administratifs;

i)   Dirigeant - une personne physique nommée pour jouer le rôle de dirigeant de l'organisation, en vertu des présents règlements administratifs;

j)   Résolution ordinaire - une résolution adoptée à la majorité des voix exprimées à propos de cette résolution;

k)  Adhérent - les personnes physiques qui participent aux activités de l'organisation, tel que défini dans les présents règlements administratifs;

l)   Résolution extraordinaire - une résolution adoptée par une majorité d'au moins les deux-tiers des voix exprimées à propos de cette résolution.

3. Le siège de l'organisation est situé dans la province de l'Ontario, à une adresse déterminée par le conseil d'administration.

4. Sauf stipulé dans la Loi, le conseil d'administration est habilité à interpréter toute disposition des présents règlements administratifs qui est contradictoire, ambigüe ou peu claire, à condition qu'une telle interprétation cadre avec la déclaration d'intention de l'organisation telle que définie dans ses statuts.

5. Les présents règlements administratifs ont été élaborés en anglais, et la version française est une traduction. En cas de divergence d'interprétation entre ces deux versions, l'anglais aura préséance.

ADHÉSIONS

6. L'organisation a une catégorie de membres, à savoir les organismes reconnus par l'organisation à titre d'unique organisme directeur du tir à l'arc dans chaque province ou territoire du Canada. Chaque membre choisit le délégué qui le représente aux assemblées des membres, à condition que ledit délégué soit adhérent dans le champ de compétence du membre en question. La qualité de membre de l'organisation n'est pas transférable.

7. Tous les membres acceptent de respecter les statuts, règlements administratifs, politiques, procédures, règles et règlements de l'organisation.

8. L'année d'adhésion correspond à l'année civile (du 1er janvier au 31 décembre), et les cotisations et frais, ainsi que la date de leur paiement, sont déterminés de temps en temps par le conseil d'administration.

9. Une adhésion à l'organisation prend fin quand :

a) le membre est liquidé ou dissout;

b) le membre ne répond plus à la définition de membre stipulée à l'article 6;

c) le membre n'a pas payé sa cotisation, ses frais ou autres sommes dues à l'organisation à la date limite prescrite par l'organisation;

d) le membre démissionne de l'organisation par un avis écrit au président, auquel cas la démission prend effet à la date stipulée dans l'avis. Cependant un membre ne peut pas démissionner de l'organisation s'il est assujetti à une enquête ou à une mesure disciplinaire; ou

e) l'organisation est liquidée ou dissoute en vertu de la Loi.

10. Un membre peut aussi faire l'objet d'une mesure disciplinaire, d'une suspension ou d'une expulsion de l'organisation, imposée par le conseil d'administration pour ne pas avoir respecté l'article 7, à condition que ledit membre ait eu l'occasion d'expliquer son cas au conseil d'administration avant qu'une telle décision soit prise. Le membre en question peut aussi faire appel de la décision auprès des membres, à l'occasion d'une assemblée des membres.

ADHÉRENTS

11. Les adhérents de l'organisation sont les personnes physiques qui participent à des activités offertes, commanditées, soutenues, sanctionnées ou reconnues par l'organisation ou ses membres. Les adhérents comprennent les athlètes, les entraîneurs, les officiels, les administrateurs, les bénévoles, et les personnes physiques reconnues précédemment pas l'organisation à titre de membres honoraires ou de membres à vie de l'organisation. Dans tous les cas, ces  personnes physiques doivent être inscrites à un club de tir à l'arc, à un des membres de l'organisation, ou directement à l'organisation. Le terme «adhérent» comprend aussi les clubs de tir à l'arc qui sont inscrits à un des membres de l'organisation. Les adhérents ne sont pas membres de l'organisation, mais on peut leur facturer des frais d'adhésion pour qu'ils puissent participer aux programmes et activités de l'organisation.

ASSEMBLÉES DES MEMBRES

12. Les assemblées des membres comprennent les assemblées générales annuelles et les assemblées générales extraordinaires, qui ont lieu aux dates, heures et endroits déterminés par le conseil d'administration.

13. L'assemblée générale annuelle a lieu dans les quinze (15) mois suivant l'assemblée générale annuelle précédente, mais en aucun cas plus de six (6) mois après la fin de l'exercice précédent de l'organisation.

14. Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée n'importe quand par le président ou par une demande écrite des membres représentant au moins cinq (5) pour cent du nombre total de voix des membres. L'ordre du jour des assemblées générales extraordinaires se limite à la question pour laquelle l'assemblée a été convoquée.

15. Les assemblées des membres peuvent avoir lieu par téléphone, voie électronique, ou tout autre moyen de communication permettant à tous les participants de communiquer adéquatement les uns avec les autres pendant la réunion, si l'organisation rend disponible un tel moyen de communication.

16. N'importe quel membre ayant droit de vote à une assemblée des membres peut y participer par téléphone, voie électronique, ou tout autre moyen de communication permettant à tous les participants de communiquer adéquatement les uns avec les autres pendant la réunion, si l'organisation rend disponible un tel moyen de communication. Les personnes participant de cette manière à une assemblée sont considérées comme étant présentes à la réunion.

17. L'avis doit inclure la date, l'heure et l'endroit de la réunion, l'ordre du jour proposé, et des informations permettant aux membres de prendre raisonnablement des décisions informées. L'avis est transmis aux membres de la manière suivante :

a)  par la poste, par messager ou en main propre, à chaque membre ayant le droit de vote à la réunion, pendant une période de 21 à 60 jours avant le jour auquel la réunion doit avoir lieu; ou

b)  par téléphone, voie électronique, ou tout autre moyen de communication, à chaque membre ayant le droit de vote à la réunion, pendant une période de 21 à 35 jours avant le jour auquel la réunion doit avoir lieu; ou

c)  par affichage sur le site Web de l'organisation, au moins trente (30) jours avant le jour auquel la réunion doit avoir lieu.

18. Les personnes physiques ayant droit s'assister à une assemblée des membres sont les délégués identifiés par chacun des membres pour exercer leur droit de vote, les autres représentants du membre que ce dernier autorise à être présents, les administrateurs, adhérents, vérificateurs et toutes les autres personnes physiques ayant droit d'assister à la réunion ou devant y assister en vertu d'une disposition quelconque de la Loi. Quiconque d'autre ne peut être admis à la réunion que sur invitation du président de l'assemblée ou par résolution ordinaire des membres à la réunion.

19. Les assemblées des membres peuvent être ajournées à n'importe quelle date, heure et endroit déterminés par le conseil d'administration, et les points à l'ordre du jour peuvent être traités à une telle assemblée ajournée, de la même manière qu'ils auraient pu l'être à l'assemblée initiale à laquelle un tel ajournement a eu lieu. Aucun avis n'est requis pour une assemblée ajournée.

20. Aux assemblées des membres, le quorum est une majorité des membres. Si le quorum est atteint au début de la réunion, mais que certains membres quittent la réunion si bien que le quorum n'est plus atteint, l'assemblée en question est néanmoins valable, et peut se poursuivre.

21. Chaque membre a droit à une voix. Aucune procuration n'est autorisée. Chaque question est décidée par résolution ordinaire, à moins que la Loi ou les présents règlements administratifs ne le stipulent autrement.  En cas d'égalité des voix, la motion est rejetée.

22. À moins que la Loi ne le stipule autrement, la réunion est régie par la version la plus récente des règles de procédure de Robert.

GOUVERNANCE

23. Le conseil d'administration se compose de sept (7) administrateurs, comme suit :

a. Trois directeurs, le  VP Marketing & communications, VP Haute-performance et  VP Administration seront élus individuellement par les membres, les années paires, pour leur poste spécifique ;

b. Trois directeurs, le Président/VP international, VP Programmes 3D et VP Développement seront élus individuellement par les membres, les années impaires, pour leur poste spécifique ; et  

c. Un directeur des athlètes, mis en nomination par le comité de haute-performance et élu par les membres les années impaires.

24. Toute personne physique, qui est âgée de 18 ans ou plus, qui a la capacité légale de contracter, qui est résidente du Canada, qui est adhérente, qui n'a pas été déclarée inapte par un tribunal du Canada ou d'un autre pays, qui n'est pas en faillite, et qui satisfait aux exigences de la Loi de l'impôt sur le revenu en ce qui concerne son admissibilité à administrer un organisme de bienfaisance enregistré, peut être mise en nomination pour l'élection à titre d'administrateur hors cadre. Pour être admissible à l'élection à titre d'administrateur représentant les athlètes, quelqu'un doit posséder ces qualifications, et aussi être ou avoir été membre d'une équipe nationale de l'organisation.

25. Toutes les nominations de personnes physiques à l'élection à un poste d'administrateur hors cadre doivent être appuyées par un membre, et elles doivent inclure un consentement écrit de la personne mise en nomination, et doivent être soumises au siège de l'organisation trente (30) jours avant l'assemblée générale annuelle. Les nominations sont diffusées aux membres au moins vingt-et-un (21) jours avant l'assemblée générale annuelle, et les élections ont lieu à l'assemblée générale annuelle.

26. Les administrateurs ont des mandats de deux (2) ans.

27. Un administrateur peut démissionner du conseil d'administration n'importe quand sur présentation d'un avis de démission au conseil d'administration. Cette démission prend effet à la date à laquelle le conseil d'administration accepte la demande.

28. Le poste d'un administrateur devient automatiquement vacant si cet administrateur :

a)  ne satisfait plus aux qualifications stipulées à l'article 24;

b)  est accusé de, et (ou) reconnu coupable de tout délit criminel lié à son poste; ou

c)  meurt.

29. Un administrateur peut être démis de ses fonctions par une résolution ordinaire des membres à une assemblée des membres, à condition que ledit administrateur en ait été avisé et ait eu l'occasion de se défendre à une telle assemblée. Si l'administrateur en question est démis de ses fonctions et occupe un poste de dirigeant, il sera automatiquement et simultanément démis de son poste de dirigeant.

30. Quand un poste d'administrateur devient vacant pour quelque raison que ce soit, le conseil d'administration peut nommer une personne physique qualifiée pour combler cette vacance pendant le reste du mandat du poste vacant.

31. Une réunion du conseil d'administration peut être convoquée par le président ou par une majorité des administrateurs.

32. Les avis de réunion du conseil d'administration doivent être donnés à tous les administrateurs au moins sept (7) jours avant la date prévue de la réunion. Aucun avis de réunion n'est requis si tous les administrateurs y renoncent, ou si les administrateurs absents consentent que la réunion soit tenue en leur absence.

33. À n'importe quelle réunion du conseil d'administration, le quorum est une majorité des administrateurs.

34. Le président a le droit de vote aux réunions.

35. Les réunions du conseil d'administration peuvent avoir lieu par téléphone, voie électronique, ou tout autre moyen de communication permettant à tous les participants de communiquer adéquatement les uns avec les autres pendant la réunion, si l'organisation rend disponible un tel moyen de communication.

36. Mis à part stipulé autrement dans la Loi ou les présents règlements administratifs, le conseil d'administration détient les pouvoirs de l'organisation, et il peut déléguer n'importe lequel de ses pouvoirs, tâches et fonctions. Plus particulièrement, le conseil d'administration :

a)  approuve la vision, la mission, les valeurs, et l'orientation stratégique de l'organisation;

b)  approuve les politiques et procédures servant à mettre en oeuvre les programmes et services de l'organisation;

c)  assure la continuité de l'organisation en garantissant sa bonne santé financière;

d)  engage, dans le cadre d'un contrat d'emploi, un directeur administratif chargé de gérer et de superviser l'exploitation de l'organisation;

e)  maintient des relations positives avec les intervenants; et

f)   s'acquitte de temps en temps d'autres tâches pouvant être dans les meilleurs intérêts de l'organisation.

DIRIGEANTS

37. Les dirigeants de l'organisation sont le président, le vice-président des finances, le secrétaire et directeur administratif. À l'exception du directeur administratif, qui est un employé de l'organisation, les dirigeants ont des mandats de deux (2) ans. Le poste de secrétaire est détenu par le directeur administratif, à moins que le conseil d'administration n'en décide autrement.

38. Le président et le vice-président des finances sont nommés par le conseil d'administration, parmi ses membres. Le conseil d'administration nomme un secrétaire qui n'est pas nécessairement un administrateur. Le processus utilisé pour nommer le président, le trésorier et le secrétaire comprend un vote des administrateurs, et est supervisé par le directeur administratif.

39. Les dirigeants ont les responsabilités suivantes :

a)  le président est responsable de la supervision générale des affaires de l'organisation, préside les assemblées des membres et les réunions du conseil d'administration, est responsable des opérations du conseil d'administration, est le porte-parole officiel de l'organisation, et exécute d'autres tâches que le conseil d'administration peut de temps en temps lui confier;

b)  le vice-président des finances veille à ce que des dossiers comptables appropriés soient tenus tel que requis par la Loi, s'assure que toutes les sommes reçues par l'organisation soient déposées dans le compte bancaire de l'organisation, rapporte sur demande au conseil d'administration les transactions financières et la situation financière de l'organisation, et exécute d'autres tâches que le conseil d'administration peut de temps en temps lui confier;

c)  le secrétaire est responsable des livres et procès-verbaux de l'organisation, ainsi que des documents et registres dont la tenue est exigée par la Loi. Le secrétaire donne ou fait donner avis de toutes les assemblées des membres et des réunions du conseil d'administration, certifie les documents de l'organisation qui doivent être certifiés, et exécute d'autres tâches que le conseil d'administration peut de temps en temps lui confier;

d)  le directeur administratif est le directeur général de l'organisation, et il est responsable de la gestion et de la supervision des opérations de l'organisation.

40. En plus de désigner les dirigeants, le conseil d'administration peut aussi attribuer des responsabilités de portefeuille à des administrateurs spécifiques. Un administrateur peut être chargé d'un ou de plusieurs portefeuilles. Ces portefeuilles comprennent sans toutefois s'y limiter :

a)  l'administration, le marketing et les communications;

b)  la haute performance;

c)  le développement;

d)  le tir à l'arc 3D;

e)  les affaires internationales.

41. Le conseil d'administration peut de temps en temps, et en vertu de la Loi, limiter ou augmenter les pouvoirs et les tâches de n'importe quel dirigeant.

CONSEIL DES MEMBRES

 

42. L'organisation est dotée d'un conseil des membres, composé d'un représentant nommé par chaque membre.  Le conseil des membres est responsable de maintenir des communications efficaces entre les membres et l'organisation, et de conseiller le conseil d'administration sur des sujets importants pour le développement du tir à l'arc sur les plans local, provincial et national. Le conseil des membres est une entité consultative, et les membres ou l'organisation ne sont pas liés par ses mesures ou par ses recommandations.

 

COMITÉS

43. Le conseil d'administration peut nommer les comités qu'il juge nécessaires à la bonne gestion des affaires de l'organisation, et il peut nommer les membres des comités, prescrire les tâches des comités, déléguer n'importe quel de ses pouvoirs, tâches ou fonctions à n'importe quel comité, sauf si la Loi ou les présents règlements administratifs l'interdisent. Le conseil d'administration établit le mandat écrit de tous les comités.

44. Le quorum de n'importe quel comité est la majorité de ses membres.

45. Si un poste devient vacant dans un comité, le conseil d'administration peut nommer une personne physique qualifiée pour combler cette vacance pendant le reste du mandat du comité. Le conseil d'administration peut démettre n'importe quel membre de n'importe quel comité.

46. Le président est membre d'office, sans droit de vote, de tous les comités de l'organisation.

CONFLIT D'INTÉRÊTS

47. Conformément à la Loi, tout administrateur, dirigeant, ou membre d'un comité qui a un intérêt, réel ou perçu, dans un contrat ou une transaction proposés avec l'organisation, doit respecter la Loi et la politique de l'organisation en matière de conflit d'intérêts en divulguant complètement et rapidement, au conseil d'administration ou au comité selon le cas, la nature et la portée d'un tel intérêt, et en s'abstenant de participer à tout vote ou d'intervenir dans tout débat ayant trait audit contrat ou à ladite transaction, en s'abstenant d'influencer toute décision relative audit contrat ou à ladite transaction, et en respectant toutes les autres exigences de la Loi en matière de conflit d'intérêts.

FINANCES

48. L'exercice (année financière) de l'organisation commence le 1er avril et se termine le 31 mars, ou couvre toute autre période que le conseil d'administration peut déterminer de temps en temps.

49. Les affaires bancaires de l'organisation sont gérées par une institution financière désignée par le conseil d'administration.

50. L'organisation doit envoyer à ses membres une copie des états financiers vérifiés au moins vingt-et-un (21) jours avant l'assemblée générale annuelle.

51. Les livres et dossiers de l'organisation exigés par la Loi ou les présents règlements administratifs doivent être obligatoirement et correctement tenus. Les membres du conseil d'administration ont accès aux procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et aux dossiers de l'organisation, et ils en reçoivent copie. Tous les autres livres et dossiers peuvent être consultés au siège de l'organisation, conformément à la Loi.

52. Le directeur administratif et un dirigeant quelconque sont habilités à signer tous les effets et contrats au nom de l'organisation. Le conseil d'administration peut nommer des signataires autorisés différents pour les chèques et autres documents bancaires, tel qu'il le juge approprié. Le conseil d'administration peut de temps en temps, par résolution, charger un administrateur ou un dirigeant de signer un effet ou un contrat spécifique au nom de l'organisation. Tout effet ou contrat signé ainsi liera l'organisation sans autre autorisation ou formalité.

53. L'organisation peut acquérir, louer, vendre ou disposer de quelque manière que ce soit de valeurs mobilières, terrains, immeubles ou autres biens, ou de tout droit ou intérêt connexe, pour quelque considération que ce soit et selon les modalités décidées par le conseil d'administration.

54. L'organisation peut investir, placer ou emprunter des fonds, selon les modalités décidées par le conseil d'administration.

55. Tous les administrateurs, dirigeants qui ne sont pas employés de l'organisation, et membres des comités servent l'organisation à ce titre sans rémunération et ne peuvent percevoir directement ou indirectement aucun profit découlant de leur poste; à condition que ces administrateurs, dirigeants ou membres des comités soient remboursés de dépenses raisonnables qu'ils ont encourues dans l'exercice de leurs tâches.

AMENDEMENTS DES RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

56. Sauf en ce qui concerne les fins stipulées à l'article 57, les présents règlements administratifs peuvent être amendés ou abrogés par résolution ordinaire du conseil d'administration. Les administrateurs doivent soumettre aux membres l'amendement ou l'abrogation du règlement administratif à la prochaine assemblée des membres, et les membres peuvent, par résolution ordinaire, confirmer, rejeter ou modifier l'amendement ou l'abrogation du règlement administratif. L'amendement ou l'abrogation du règlement administratif prend effet à la date de la résolution des administrateurs. Si l'amendement du règlement administratif est confirmé, ou confirmé tel que modifié, par les membres, il demeure en vigueur sous la forme dans laquelle il a été confirmé. L'amendement ou l'abrogation du règlement administratif cesse d'avoir effet s'il n'est pas soumis aux membres tel que décrit, ou s'il est rejeté par les membres.

MODIFICATIONS DE STRUCTURE

57. Conformément à la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les statuts ou les règlements administratifs de l’organisation à l’une des fins suivantes :

a)    changer sa dénomination;

b)    transférer le siège dans une autre province;

c)    ajouter, modifier ou supprimer toute restriction quant à ses activités;

d)    créer de nouvelles catégories ou de nouveaux groupes de membres;

e)    modifier les conditions requises pour en devenir membre;

f)     modifier la désignation de ses catégories ou groupes de membres ou ajouter, modifier ou supprimer tous droits et conditions dont ils sont assortis;

g)    scinder une catégorie ou un groupe de membres en plusieurs catégories ou groupes et fixer les droits et conditions dont ils sont assortis;

h)    ajouter, modifier ou supprimer toute disposition concernant le transfert des adhésions;

i)     augmenter ou diminuer le nombre fixe, minimal ou maximal d’administrateurs prévu par les statuts;

j)     changer le libellé de sa déclaration d’intention;

k)    changer la déclaration relative à la répartition du reliquat de ses biens après le règlement de ses dettes;

l)     changer les façons d’aviser les membres habiles à voter aux assemblées;

m)   changer les méthodes selon lesquelles les membres qui ne sont pas présents à l’assemblée sont autorisés à voter; ou

n)    ajouter, modifier ou supprimer toute autre disposition que la présente loi autorise à insérer dans les statuts.

AVIS

58. Dans les présents règlements administratifs, avis signifie un avis donné par la poste, par messager, en main propre, par téléphone, par voie électronique ou par tout autre moyen de communications à l'adresse d'enregistrement de l'administrateur ou du membre, selon le cas.

59. La date d'avis est la date à laquelle l'avis est remis en main propre, le lendemain du jour où l'avis est donné par téléphone, par voie électronique ou par tout autre moyen de communications, deux jours après la livraison de l'avis par messager, ou cinq jours après l'envoi de l'avis par la poste.

60. L'omission accidentelle d'aviser un quelconque administrateur, dirigeant, membre d'un comité, ou vérificateur, ou la non réception d'un quelconque avis par ces personnes si l'organisation a donné l'avis conformément aux présents règlements administratifs, ou toute erreur dans un avis n'affectant pas sa substance, ne peuvent pas invalider une mesure prise à une assemblée ou réunion pour laquelle cet avis a été donné.

INDEMNISATION

61. L'organisation doit indemniser et dégager de toute responsabilité, à même les fonds de l'organisation, tout administrateur ou dirigeant, et ses héritiers, exécuteurs testamentaires et administrateurs, de et contre toute réclamation, exigence, mise en demeure ou coût pouvant découler du fait qu'il occupe le poste ou exécute les tâches d'administrateur ou de dirigeant.

62. L'organisation n'indemnisera aucun administrateur, dirigeant ou autre personne, pour des actes frauduleux, malhonnêtes ou de mauvaise foi.

63. L'organisation contractera et maintiendra en vigueur une assurance responsabilité pour les administrateurs et dirigeants, tel que le conseil d'administration l'aura approuvé.

ADOPTION DES PRESENTS REGLEMENTS ADMINISTRATIFS

63. Les présents règlements administratifs ont été ratifiés par une résolution extraordinaire des membres de l'organisation, à l'occasion d'une assemblée des membres dûment convoquée et tenue le 7 août 2014.

64. En ratifiant les présents règlements administratifs, les membres de l'organisation abrogent tous les précédents règlements administratifs de l'organisation, à condition qu'une telle abrogation n'altère pas la validité d'une quelconque mesure prise en vertu des règlements administratifs abrogés.

Mis à jour par les membres le 10 août 2017 à l'assemblée générale annuelle de 2017.

Statuts de prorogation (transition)

Notice: Please let us know if there is missing translation.   Merci!